Как заполнять журналы регистрации инструктажа

Инженер или инспектор по охране труда обязан не только своевременно провести все необходимые инструктажи, но и заполнить соответствующие журналы. Важно понимать, что данная процедура регламентируется множеством самых разных законов, подзаконных актов и правил. Но при этом можно выделить общие моменты, о которых должны знать все ответственные лица.

Обязательные требования к ведению журнала

Вне зависимости от того, к какому типу инструктажей относится журнал регистрации, необходимо:

1. Пересчитать листы или страницы. На каждом (-ой) ставится номер.
2. Прошить бечевкой, суровыми нитками. Концы в любом случае должны быть на задней обложке или последнем листе. На них наклеивают небольшой листок бумаги, чтобы выпущенные концы были надежно зафиксированы.
3. Поставить подпись ответственного лица. Непосредственно на наклейке (рядом, если недостаточно места) отмечается, что в журнале скреплено, пронумеровано и прошито определенное количество листов. Сотрудник ставит дату оформления журнала, свою должность, ФИО и расписывается. Важно! Ведение журнала нельзя доверять лицу, не имеющему соответствующих полномочий.
4. Заверить печатью юридического лица. Оттиск должен затрагивать наклейку.

Есть еще несколько моментов, касающихся непосредственно ведения журналов:

1. На страницах не должно быть ни свободных строчек, ни исправлений.
2. Форма журнала не зафиксирована жестко. Можно не покупать готовый, а распечатать самостоятельно, добавив или скорректировав столбцы.
3. Стандартно заполненный журнал необходимо хранить не менее 10 календарных лет. Основание — Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Данный нормативный акт регламентирует сроки хранения архивных документов вне зависимости от того, где они создаются: в государственных или частных компаниях. Но из данного Приказа есть исключения. В частности, журнал с данными о несчастных случаях на производстве нельзя уничтожать в течение 45 лет.

Как правильно заполнить журнал по вводному инструктажу?

Начнем с формы документа. С рекомендациями в этой части можно ознакомиться в Приложении 4 ГОСТ 12.0.004-90.

Не менее важно, кто заполняет журнал. Руководитель может лично заниматься данным вопросом или наделить необходимыми полномочиями кого-либо из подчиненных. В последнем случае обязательно издается приказ по юрлицу. Если в организации предусмотрен инженер или инспектор по ОТ, обязанность возлагают на него.

Вводный инструктаж обязаны пройти все, кто впервые заходит на территорию компании (офис, производственные помещения). Это относится к будущим сотрудникам, командировочным, практикантам. По итогам прохождения вносится запись в журнал.

В стандартном варианте ведется один журнал вводного инструктажа. Но и здесь возможны исключения:

1. Если у компании есть территориально разрозненные подразделения, филиалы, в каждом из них заполняют собственный журнал и назначают ответственных сотрудников.
2. Для тех, кто не планирует работать в данной компании, а прибыл для заключения договора о сотрудничестве, в командировку, можно вести отдельный журнал по вводному инструктажу. Соответствующим образом корректируется и программа обучения.

В любом случае при составлении программы вводного инструктажа важно соблюдать требования законодательных актов, в том числе ведомственных инструкций.

Как заполнить журнал, если инструктаж проводится на рабочем месте?

Форму журнала можно разработать самостоятельно, руководствуясь Приложением 6 ГОСТ 12.0.004-90.

Отдельно стоит обратить внимание на то, кто должен заполнять журнал. Первичные инструктажи в отличие от вводных проводит уже не инспектор по ОТ, а начальник (руководитель) цеха (отделов, подразделений). Каждый учитывает данные по своим непосредственным подчиненным. Перечень ответственных лиц за ведение журналов по первичным инструктажам закрепляется приказом по компании. Еще одно обязательное требование касается обучения всех ответственных лиц. Они обязаны посещать специальные курсы по ОТ не реже 1 раза в 3 года.

Важно знать! В одном журнале можно фиксировать результаты не только первичного, но и повторных и внеплановых инструктажей.

Особенности заполнения столбцов журнала

Рассмотрим более подробно, что и как писать в столбцах. Начнем с №5. Здесь обозначается тип инструктажа. Он может быть:

1. Первичным. Проводится после прохождения вводного инструктажа, но до того, как новый сотрудник будет допущен непосредственно к работе.
2. Повторным. Проводится как минимум 1 раз в 6–12 месяцев. При установлении конкретной периодичности важно учитывать ведомственные требования и предписания. Интервал можно уменьшать, но не увеличивать. В ходе повторного инструктажа начальник еще раз напоминает своим подчиненным требования и нормы ОТ, ТБ.
3. Внеплановым. Внеплановый инструктаж может быть проведен даже в ситуации, когда в журнал только внесена последняя запись по итогам первичного или повторного инструктажа.
4. Целевым. Ответственное лицо обязано провести целевой инструктаж, если сотрудника направляют на выполнение разовой работы на основании наряд-допуска (иного разрешительного документа), привлекают к ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, аварий, катастроф или к участию в массовом мероприятии (митинг, субботник).

Основания для внепланового инструктажа:

• внесение изменений в действующее законодательство или инструкции в части ОТ и ТБ, принятие новых нормативных актов;
• изменение технологии производства, замена сырьевой базы, модернизация имеющегося оборудования или ввод в эксплуатацию нового;
• наличие НС и ПЗ, если они стали следствием несоблюдения техники безопасности или требований охраны труда;
• вынесено соответствующее предписание со стороны инспектора по итогам проверки;
• работник более 60 дней не работал в своей должности. Если речь идет об участках с вредными или опасными условиями, инструктаж проводится при отсутствии в течение 30 календарных дней.

Руководитель (или назначенное им ответственное лицо) может своим решением обязать всех (отдельные категории работников) пройти внеплановый инструктаж, если посчитает, что в этом есть необходимость.

Причина внепланового или целевого инструктажа фиксируется в столбце 6 журнала. Не обязательно писать полностью, можно ограничиться кратким описанием ситуации, например:

• если инструктаж проводится внепланово, можно внести в ст. 6 «изменены инструкции по ТБ», «замена оборудования», «переход на новое сырье», «производственная травма или НС» с указанием номера составленного акта;
• если инструктаж целевой, можно написать «субботник», «высотные работы», «сварка корпуса авто».

Уделим отдельное внимание столбцам журнала 11–13. Здесь фиксируются данные о стажировках, пройденных непосредственно на рабочих местах. Если условия труда на каком-либо участке или конкретном рабочем месте являются вредными или опасными, то сотрудник до начала самостоятельной работы должен пройти стажировку. Основание — ст. 225 ТК РФ. Стажировка может быть предусмотрена и в иных нормативных актах, регулирующих ОТ и ТБ. Стандартно на стажировку отводится 2–14 рабочих смен. Конкретную продолжительность определяет непосредственно работодатель с учетом имеющегося у работника образования и опыта, вида работ, характера вредных воздействий.

Если новых сотрудников направляют на стажировку, необходимо:

1. разработать локальный нормативный акт, регламентирующий все вопросы, связанные с проведением стажировок. Далее на основании его составляют программы для каждой отдельной специальности;
2. приказами обозначить дату начала стажировки и выхода на работу без наставника.

Регистрация лиц, получивших или подтвердивших I группу по электробезопасности. Как вести журнал

Действующее законодательство предусматривает, что присвоить I группу по электробезопасности может непосредственно работодатель. Но при этом важно правильно оформить необходимые документы, например, журнал.

При выборе конкретной формы необходимо ориентироваться на п.2 Примечаний к Приложению № 1 к Правилам по ОТ при эксплуатации электроустановок. Нормативный акт утвержден Приказом Минтруда РФ № 328н от 24.07.2013 года.

Инструктировать персонал и заполнять журнал может работник самой компании при условии, что он:

• сдал экзамен на получение, как минимум, III группы по электробезопасности;
• входит в состав сотрудников, законодательно отнесенных к электротехническому персоналу.

На практике это означает, что инженеры (инспекторы) по ОТ в большинстве своем не имеют права заниматься подобными инструктажами. Исключения возможны, но при условии прохождения необходимого обучения и принятия на соответствующую должность на условиях совмещения.

Как не допустить ошибок при проведении инструктажа? Учитывайте следующие моменты:

1. На начальном этапе необходимо определить, кто вообще должен проходить инструктаж. Стандартно в списки включают всех, кто хотя бы теоретически может попасть под воздействие электрического тока, но не относится к электротехническому персоналу.
2. Инструктор готовит программу, согласовывает ее с руководством.
3. Между инструктажами не должно быть более 12 месяцев. При заполнении журнала по результатам текущего инструктажа для каждого сотрудника указывают дату предыдущей процедуры. Если работник только включен в штат, в данной графе должен стоять прочерк.

В целом же при проведении инструктажей и заполнении журнала необходимо руководствоваться Приказом Минэнерго № 6 от 13.01.2003 года. Этот нормативный акт вводит в действие Правила эксплуатации электротехнических установок.

Пожарная безопасность: как правильно заполнить журнал по итогам инструктажа

Работникам предприятия необходимо рассказывать не только о методах безопасной работы, но и о пожарной безопасности. Здесь предусмотрены обязательные инструктажи, ни один из которых нельзя пропускать. Результаты фиксируются в специальных журналах.

Стоит обратить внимание, что форма документа утверждена официально. Корректировать ее на свое усмотрение нельзя. Проверить актуальность формы журнала можно в Приложении 1 к Приказу МЧС РФ № 645 от 12.12.2007 года. Последняя актуальная редакция — от 22.06.2010 года.

Пожарная безопасность: какие инструктажи обязательны

Предусмотрено несколько видов инструктажей. Отличия — во времени, месте, сроках проведения.

Вводный противопожарный инструктаж

Его проходит каждый, кто зашел на территорию предприятия с целью трудоустройства, заключения договора о сотрудничестве. Отвечает за проведение вводного инструктажа лично руководитель организации (выделенного подразделения, филиала) либо лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Первичный инструктаж по пожарной безопасности

Претендент прошел собеседования, предварительные испытания и допущен к работе. До того, как он включит станок или персональный ПК, возьмет трубку телефона, с ним обязаны провести первичный инструктаж.

Сделать это обязан непосредственный начальник данного сотрудника. Списки ответственных по подразделениям, цехам, мастерским утверждает руководитель предприятия своим приказом.

Повторный инструктаж

Через 12 месяцев после первичного работник проходит повторный инструктаж. Цель — закрепление ранее полученных знаний. Проводить повторные инструктажи обязаны руководители (начальники) подразделений.

Важное исключение. Если на производстве есть реальная угроза взрыва, воспламенения, повторные инструктажи проводятся через 6 месяцев.

Внеплановый инструктаж по пожарной безопасности

На уровне законодательства предусмотрено, что в определенных ситуациях работников компании необходимо направлять на внеплановый инструктаж.

Основания:

• приняты новые или скорректированы действующие нормативные акты, относящиеся к обеспечению пожарной безопасности;
• предприятие перешло на работу с новой технологией, сырьем, исходными материалами, инструментальной базой;
• произошел пожар, ставший следствием несоблюдения действующих требований в части пожарной охраны;
• органы госпожнадзора установили, что работники юридического лица не знают вообще или знают, но в недостаточной степени требования пожарной безопасности;
• работник свыше 60 календарных дней (30 — для опасных производств) не работал в своей должности;
• поступила информация о том, что на заводах, в компаниях с аналогичным производственным циклом, технологией зафиксированы пожары, взрывы, в том числе с жертвами.

Отвечают за проведением внеплановых инструктажей не начальники подразделений, а непосредственно руководитель всей организации или назначенное им лицо.

Целевой инструктаж

Если работника привлекают к выполнению разовых работ, связанных с огнем, с ним обязаны провести целевой инструктаж. Его также проводят, если:

• персоналу предстоит ликвидировать последствия техногенной катастрофы, взрыва, пожара;
• необходимо провести некоторые работы в помещении со взрывоопасными условиями на основании наряд-допуска;
• в цех приводят экскурсантов;
• работников компании привлекают к участию в массовом мероприятии (от 50 человек).

Рассказывать о мерах безопасности в данном случае должен тот, кому нужны работы, или организатор мероприятия.

Заполнение журнала по противопожарному инструктажу

Отметим, что все виды инструктажей можно фиксировать в одном журнале или разных. Главное, чтобы каждый сотрудник, ответственный за их проведение, имел свой. Дополнительно все начальники, инструкторы предварительно проходят обучение на базе специализированного центра и сдают экзамен на знание пожарно-технического минимума.