Как подготовить документы по охране труда?

Чтобы у организации в будущем не возникло проблем с государственной инспекцией труда, необходимо своевременно подготовить документы по охране труда. Статья поможет разобраться, какая именно документация должна быть в наличии в каждой компании и как правильно ее оформить. Стоит начать с перечня нормативно-правовых актов. Они касаются деятельности каждого предприятия.

Какими нормативно-правовыми актами следует руководствоваться

Прежде чем приступить к подготовке документов, необходимо изучить список законов, относящихся к деятельности предприятия.

Каждый пакет документов содержит в себе следующие виды нормативно-правовых актов:

1. ТК РФ (30.12.2001 № 197-ФЗ).
2. Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 апреля 2022 года № 223н «Об утверждении Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, форм документов, соответствующих классификаторов, необходимых для расследования несчастных случаев на производстве».
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда».
5. Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении правил противопожарного режима в Российской Федерации».
6. Приказ Министерства здравоохранения РФ «Об утверждении требований к комплектации медицинскими изделиями аптечки для оказания первой помощи работникам».
7. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 октября 2021 г. № 771н «Об утверждении Примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущению повышения их уровней».
8. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 г. № 290н. «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».
9. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 октября 2021 г. № 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем».
10. Приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 г. № 1122н, утверждающий нормы бесплатной выдачи смывающих, обеззараживающих средств.
11. Приказ от 31 декабря 2020 г. № 988н/142он «Об утверждении Перечня опасных и вредных рабочих требований и факторов». При выполнении подобных работ руководитель обязан обеспечить сотрудникам своевременные медицинские осмотры, назначать на должности с учетом особенностей здоровья каждого работника.
12. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н (ред. от 01.02.2022) «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных ч. 4 ст. 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры».
13. Приказ Минтруда России от 15.09.2021 № 632н «Об утверждении рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников».

Стоит учитывать, что в данном случае сфера деятельности организации не играет особой роли. Нормативно-правовые акты, перечисленные в этом списке, являются обязательными для каждой компании. Все НПА действуют на текущий момент.

Около 90% различных организаций руководствуются данными нормативно-правовыми актами при подготовке документов по охране труда.

Существует полезный инструмент, который позволяет более грамотно и точно составить документацию, – это Реестр обязательных требований. Интернет-площадка содержит в себе свод всех правил, которые касаются любого вида организаций. Можно выделить более конкретные требования и получить список, который напрямую касается определенной сферы деятельности.

Основное удобство Реестра обязательных требований заключается в том, что владельцу предприятия не потребуется собирать всю информацию по крупицам. Он может обратиться к реестру и получить запросы от Роструда, МЧС, Роспотребнадзора, лицензирующих органов и других ведомств.

Любой пользователь может зайти на сайт реестра, указать сферу деятельности своей компании и получить полный перечень нормативно-правовых актов и требований. Это позволит грамотно подойти к вопросу подготовки пакета документов.

Руководителю с отсутствием опыта в подобных вопросах не придется изучать нормативно-правовую базу. Все сведения выдаются в доступной форме, достаточно выявить несоответствия, имеющиеся в компании, и успешно исправить их.

Виды документации по охране труда

Конкретный список документов полностью зависит от сферы деятельности организации. Выделив определенное направление, можно сразу узнать, какие нормативно-правовые акты распространяются на него.

В большинстве случаев пакет документов по охране труда состоит из следующих видов:

• приказы по охране труда;
• журналы по охране труда;
• положения по охране труда;
• инструкции (количество зависит от перечня работ);
• программы обучения по охране труда;
• программы проведения инструктажей;
• необходимые списки работников;
• перечни и другие необходимые документы.

Не во всех случаях требуется задействовать все типы документов. Учитывается специфика деятельности предприятия, а также размеры производства и число задействованных в штате сотрудников. От последнего фактора также зависит наличие собственной комиссии по охране труда, которая занимается документационной частью.

Каждый тип документов отвечает за определенный вопрос, касающийся деятельности предприятия и безопасности в нем.

Инструкции

Сюда относятся следующие виды документов:

• инструкции по профессиям;
• по видам выполняемых работ;
• по оказанию первой помощи при несчастных случаях в организации;
• при перемещении и пребывании работников на территории (вне территории) организации;
• по электробезопасности (относится к работникам первой группы).

Все перечисленные инструкции напрямую относятся к охране труда. В некоторых случаях добавляются дополнительные инструктажи. При необходимости привлекают специалиста в конкретной сфере деятельности, чтобы он помог составить индивидуальные инструкции в зависимости от специфики предприятия.

Приказы

В пакет документов по охране труда включают следующие виды приказов:

• Приказ о назначении лиц, ответственных за обеспечение требований охраны труда;
• Приказ о назначении ответственных лиц за проведение вводного инструктажа по охране труда;
• Приказ о назначении ответственных лиц за проведение инструктажа по охране труда;
• Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность и проведение инструктажей по ПБ;
• Приказ о назначении ответственного за проведение инструктажа неэлектротехническому персоналу, об утверждении перечней должностей и профессий, неэлектротехнического персонала, которому необходимо иметь квалификационную группу по электробезопасности;
• Приказ об организации обучения работников оказанию первой помощи пострадавшим;
• Приказ о медицинских аптечках для оказания первой помощи работникам;
• Приказ о введении в действие инструкций по охране труда;
• Приказ о формировании комиссии по охране труда;
• Приказ о проведении расследования несчастных случаев на производстве;
• Приказ о проведении проверки знания требований охраны труда работников;
• Приказ об утверждении перечня освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте;
• Приказ о введении СУОТ и пр.

Обязательно должен быть и приказ об утверждении документов. Он является доказательством того, что все вышеперечисленные документы были рассмотрены и утверждены руководителем компании.

В каждой организации должна быть своя комиссия по охране труда, которая будет следить за уровнем знаний работников. Ответственные за эту деятельность также назначаются посредством приказов о создании комиссии и назначении.

В некоторых случаях создание внутренней проверочной комиссии считается невозможным – например, если компания очень маленькая и весь рабочий штат состоит из 3-5 человек. В таком случае потребуется отправить всех сотрудников в учебный центр, где им проведут нужные инструктажи. Либо можно выделить 1-2 человек, ответственных за инструктаж, и создать из них свою небольшую комиссию. Обучение также проводится в учебных центрах.

Второй вариант более трудозатратный, поэтому чаще всего в небольших компаниях отсутствует собственная внутренняя комиссия по охране труда.

Программы

Программы делятся на несколько видов:

• программа вводного инструктажа;
• всех инструктажей для каждого рабочего места;
• стажировки (этих документов может быть несколько видов);
• программа обучения и билеты для рабочих профессий;
• программа обучения и билеты для руководящих должностей.

У вводных и рабочих инструктажей требуется наличие грамотно составленной программы, которой будут руководствоваться сотрудники при введении нового работника в курс дела.

Каждая программа включает в себя перечень вопросов, ответы на которые должен знать каждый проинструктированный сотрудник. С их помощью проверяют уровень обязательных знаний о деятельности предприятия и безопасности на рабочем месте.

Положения

Примерный перечень положений:

• Положение о системе управления охраны труда;
• Положение о порядке обучения охране труда и проверки знания требований охраны труда работников организации;
• Положение о комитете (комиссии) по охране труда;
• Положение об организации расследования и учета несчастных случаев;
• Положение о возложении функций по обеспечению безопасных условий и охраны труда между руководителями и специалистами;
• Положение о разработке, учете и применении инструкций по охране труда;
• Положение об организации и ведении гражданской обороны;
• Положение об уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны структурных подразделениях (работниках) организаций;
• Положение об особенностях расследования микротравм;
• Положение о медосмотрах.

Самым главным документом является положение о системе управления охраной труда. Все остальные виды положений подготавливаются руководителем на его усмотрение. Все зависит от специфики деятельности организации, от того, существует ли необходимость регламентировать определенные процессы. Поэтому положений по охране труда может быть вплоть до нескольких десятков.

Чтобы сэкономить время, достаточно прописать все нормативы в одном документе и утвердить его. Данное положение будет распространяться на всю деятельность в компании. Подобное решение не является противозаконным и не противоречит Трудовому кодексу РФ.

Протоколы

Обычно требуется подготовка следующих типов протоколов:

• о замене СИЗ (оформляется в случае необходимости, не считается обязательным);
• о проверке знаний требований охраны труда.

Следует учитывать, что каждый протокол по проверке знаний должен сопровождаться программой обучения и билетами. В противном случае такой протокол будет считаться недействительным.

При необходимости составляются индивидуальные виды протоколов. Все зависит от специфики деятельности предприятия.

Журналы

В организациях обязательно должны быть следующие виды журналов:

• Журнал регистрации вводного инструктажа;
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
• Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
• Журнал учета инструкций по охране труда;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
• Журнал регистрации микротравм;
• Журнал регистрации вводного инструктажа по ГО и ЧС;
• Журнал учета проверяющих (проверок);
• Журнал учета выдачи СИЗ;
• Журнал учета выдачи моющих средств;
• Журнал учета обучения по охране труда;
• Журнал по учету противоаварийных и противопожарных тренировок.

Некоторые руководители добавляют в этот перечень журналы, касающиеся сферы деятельности предприятия. Подобные решения остаются на усмотрение владельца компании.

Перечни

Данный пункт также следует рассмотреть более подробно. В каждой организации обычно имеются в наличии такие перечни:

• список смывающих средств;
• информация о сотрудниках, освобожденных от прослушивания инструктажа;
• список инструкций по охране труда;
• о лицах, поступающих на работу и подлежащих обязательному осмотру;
• перечень сотрудников, которым требуется своевременно проходить медицинский осмотр;
• поименный список рабочих, которым требуется проводить медосмотры согласно индивидуальному графику.

Перечни могут содержать любую информацию о предприятии: список средств индивидуальной защиты, список униформы для сотрудников и др.

Отдельный перечень составляется для учета лиц, относящихся к первой группе по электробезопасности. Руководитель может создавать перечни по своему усмотрению, если ему кажется, что необходимо задокументировать определенные сведения.

Правила НТД

К данному виду относится комплект нормативно-правовых документов. Каждая организация, независимо от сферы деятельности, обязана иметь комплект нормативно-технической документации, которая не противоречит законодательству. Хранить эти данные можно в любом виде:

• распечатать и оформить на бумажном носителе;
• задокументировать в Word-файле и хранить на компьютере;
• издать в виде книги или буклета.

Все чаще руководители компаний отдают предпочтение электронному формату хранения правил и НТД.

Карточки учета

Обычно в карточках учета указывают выдачу смывающих средств, раздачу средств индивидуальной защиты.

В зависимости от вида деятельности предприятия, в карточках учета указывают и иные виды расходников.

Дополнительные документы по охране труда

Основной перечень базовой документации не включает в себя все нюансы процессов. Поэтому во время оформления пакета документов по охране труда также рассматривается процедура документирования профессиональных рисков, пожарной безопасности, условий труда. Каждый фактор рассматривается в индивидуальном порядке.

Специальная оценка условий труда

Процедура позволяет оценить, насколько предлагаемые условия соответствуют требованиям. Рабочее место должно быть не только безопасным, но и комфортным для постоянного нахождения сотрудников, поэтому в перечне документов по ОТ должен содержаться отчет о проведении оценки условий труда.

Сразу после этого оформляется декларация соответствия условий труда.

Второй документ можно оформить только после проведения оценки. Он закрепляет полученные результаты. Декларация соответствия подается в государственную трудовую инспекцию.

Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с результатами проведения СОУТ. Особенно важно контролировать новые рабочие места, чтобы убедиться, что они действительно соответствуют заявленным требованиям.

Как только руководитель утверждает создание нового рабочего места, ему дается всего 12 месяцев на проведение специальной оценки условий труда.

Профессиональные риски

Данный раздел должен содержать в себе полный перечень документов:

• положение, в котором описывается метод, который использовался для оценки профриска;
• реестр или просто список опасных зон на предприятии;
• документ, который подтверждает проведение оценки в соответствии с картами оценки рисков;
• положение, в котором указано, какие меры были задействованы для минимизации и снижения профессионального риска.

Следует учитывать, что государственные органы имеют право запросить сведения о количестве рабочих мест, на которых была проведена оценка профессионального риска. Если в информации количество указанных мест не будет соответствовать их общему числу, руководителю придется предъявить объяснения, почему некоторые места не учитывались во время процедуры.

ОПР также должен содержать в себе ряд документов:

• карты оценки рисков;
• список всех опасных мест на предприятии;
• методы, используемые для оценки риска;
• задействованные меры по снижению уровня профриска.

Документация о противопожарной безопасности

Это достаточно обширный раздел, который обязательно должен содержать в себе следующие виды документации:

• инструкция о проведении вводного инструктажа по пожарной безопасности;
• инструкция ответственного лица за пожарную безопасность;
• перечень организационных мероприятий по обеспечению пожарной безопасности (противопожарный режим);
• инструкция о мерах пожарной безопасности на территориях, в зданиях и помещениях организации;
• инструкция по содержанию и применению средств пожаротушения;
• инструкция о порядке действия администрации в случае возникновения пожара;
• инструкция о порядке действия персонала по обеспечению безопасности и быстрой эвакуации в случае возникновения пожара;
• инструкция о мерах пожарной безопасности при работе с ПЭВМ и оргтехникой для всех групп пользователей;
• инструкция о мерах пожарной безопасности при эксплуатации электрических приборов;
• инструкция по предупреждению пожаров и предотвращению ожогов на автомобильном транспорте.

Если в организации не были найдены нарушения, потребуется наличие актов от МЧС, о том, что была проведена проверка.

При необходимости руководитель может утвердить оформление дополнительной документации. Если в компании имеется повышенный уровень пожарной опасности, то государственные органы могут потребовать обосновать подобное положение дел. В таком случае придется предъявить документы, указывающие на специфику деятельности, или же провести ряд мер по снижению риска, параллельно задокументировав каждый шаг.

Наличие обязательных документов существенно снижает риск возникновения проблем.

В пакете документации по охране труда следует иметь:

• журнал использования систем безопасности (потребуется указать все системы, имеющиеся в компании);
• документы со списком всех задействованных мер по обеспечению требуемого уровня безопасности (методы описываются во всех подробностях, чтобы у проверяющих инстанций не возникало вопросов);
• при наличии найденных нарушений – документы об их устранении;
• если в компании не было выявлено нарушений, должны быть акты, составленные сотрудниками МЧС.

Грамотно подготовленный пакет всех документов по охране труда позволяет избежать конфликтных ситуаций с государственными органами. Руководителю достаточно выяснить, какой перечень документов является обязательным для его сферы деятельности, и подготовить пакет. При необходимости можно проконсультироваться у сотрудников Роспотребнадзора, МЧС или Роструда. Они помогут сориентироваться, какие документы обязательно должны быть в наличии в конкретной организации с определенной деятельностью.